Eine Wissensdatenbank, die nicht auf dem Stand ihres Einrichtungstags stehenbleibt

Die Wissenssammlung war beim Einrichten gut. Jemand hat Merkblätter, Rundschreiben und Regelwerke hineingegeben, und ein halbes Jahr lang hat sie verlässlich geantwortet. Dann kam die Arbeit dazwischen. Heute antwortet sie immer noch, nur eben auf dem Stand von damals, und das sieht man ihren Antworten nicht an.

Ein Beobachter würde dazwischengehen. Er hätte eine Liste von Quellen, die das Haus selbst ausgesucht hat, und sähe dort regelmäßig nach. Ändert sich ein Text inhaltlich, käme die Änderung in die Sammlung, und ein Protokoll hielte fest, welche Stelle wann nachgezogen wurde. Wer später eine Auskunft belegen muss, könnte im Protokoll nachsehen, auf welchem Stand die Antwort beruhte.

Genau dieses Protokoll ist der eigentliche Punkt. Eine Sammlung, die sich still selbst verändert, wäre schlimmer als eine veraltete: Niemand wüsste mehr, welcher Stand hinter einer erteilten Auskunft stand. Nachvollziehbarkeit gehört hier nicht zur Ausstattung, sie ist die Bedingung.

Bisher ist das eine Überlegung. Der beobachtende Teil existiert als eigener Baustein, die durchsuchbare Sammlung ebenfalls. Was fehlt, ist das Stück dazwischen, das eine erkannte Änderung nicht nur meldet, sondern einarbeitet. Und eine Frage ist offen, die kein Werkzeug beantwortet: Welche Quellen soll ein Haus überhaupt beobachten lassen? Die Antwort ist von Haus zu Haus verschieden und gehört an den Anfang.

Wann wurde Ihre Wissenssammlung zuletzt nachgezogen, und wüssten Sie es, wenn seither etwas Wichtiges dazugekommen wäre?