KI-Terminassistent gegen Personalmangel am Empfang

„Wir gehen einfach nicht mehr ran.“ Der Satz fällt schneller, als man denkt: Zwei Leute stehen an der Anmeldung, das Wartezimmer ist voll, und das Telefon klingelt zum vierten Mal. Wer da nicht durchkommt, ist ein Patient, ein Mandant oder ein Gast, der es beim Nächsten versucht.

Ein Assistent könnte in genau diesen Minuten annehmen. Er nähme den Namen auf, den Anlass und einen Terminwunsch und legte das so ab, dass am Empfang hinterher niemand nachtelefonieren müsste. So etwas wäre ein Anrufbeantworter mit Verstand: einer, der zuhören und mitschreiben würde, während vorne weitergearbeitet wird.

Ob sich das lohnt, ist eine Frage der Betriebsart. In einer Praxis, einer Kanzlei oder einem Laden, wo eine einzige Person die Theke hält, fällt jeder verlorene Anruf ins Gewicht. In einem gut besetzten Büro stellt sich die Frage kaum.

Solange die Übergabe an einen Menschen nicht geklärt ist, bleibt es dabei. Was geschähe, wenn jemand etwas fragte, das der Assistent nicht einordnen könnte? Landete der Anrufer dann in einer Schleife oder bei einem Menschen? Ein Assistent, der niemanden weiterreichte, ärgerte Ihre Kunden zuverlässiger, als ein Klingeln ins Leere es täte.

Wenn Sie wissen wollen, ob das für Sie taugt, fangen wir nicht bei der Technik an, sondern bei einer Woche in Ihrem Betrieb: Wie oft geht niemand ran, und was war dann weg? Darüber lässt sich in zehn Minuten reden.